Wild Taigan asiakasrekisterin tietosuojaseloste:

1. Rekisterinpitäjä

Idän Taiga ry

c/o Kuhmon Kamarimusiikki

Torikatu 39

88900 Kuhmo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Assi Heikkinen, info(at)wildtaiga.com

2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset

Idän Taiga ry:n asiakasrekisteri koostuu kahdesta rekisteröityjen ryhmästä: 1) markkinointirekisteristä ja 2) verkkosivuston vierailijoista.

Markkinointirekisteri

Rekisterin käyttötarkoituksena on Idän Taiga ry:n ja sen yhteismarkkinoinnissa mukana olevien yritysten (Wild Taiga -yritykset) matkailupalvelujen, tuotteiden ja tapahtumien markkinointi sekä Wild Taiga -alueen ajankohtaisista asioista tiedottaminen. Markkinointi ja tiedottaminen tapahtuu mm. uutiskirjeiden muodossa.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Rekisteröidyn suostumukseen tai
• Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun

Rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle pyydetään yleensä joko uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä tai verkkosivuston evästeiden ja seurannan hyväksyntäbannerissa. Pyydämme tässä yhteydessä neljä suostumusta: 1) henkilötietojen käsittelyyn markkinointirekisterissämme, 2) ei-välttämättömien ja kolmansien osapuolten evästeiden käytölle, 3) henkilötietojen siirrolle EU:n ulkopuolelle sekä 4) henkilötietojen käytölle automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin markkinoinnissa.

Oikeutettuun etuun perustuen Idän Taiga ry voi käsitellä esimerkiksi erilaisten järjestöjen matkoista vastaavien tai matkailualan ammattilaisten tietoja, jotka on saatu joko julkisista tietolähteistä tai Idän Taigan jäsenyritysten tai muiden yhteistyökumppaneiden rekistereistä. Tällaisia henkilötietoja (useimmiten sähköpostiosoitteita) voidaan käsitellä esimerkiksi tapahtumakutsujen tai esitteiden lähettämiseksi. Oikeutettuun etuun perustuen Idän Taiga voi käsitellä myös yhdistyksen tärkeimpien sidosryhmien tietoja (sähköpostiosoitteet).

Oikeutetun edun arvioinnissa olemme ottaneet huomioon:

• Tietojen kerääminen ja käsittely on tarkoituksenmukaista sekä Idän Taigan että rekisteröityjen näkökulmasta
• Rekisteröidyt osaavat kohtuudella odottaa yhteydenottoja matkailumarkkinointia toteuttavalta toimijalta / Idän Taiga ry:ltä
• Tämän tyyppisten henkilötietojen käsittelyn voidaan katsoa olevan olennainen osa Idän Taigan toimintaa

Verkkosivuston vierailijat

Verkkosivuston vierailijoiden rekisteri muodostuu niistä wildtaiga.fi-sivuston vierailijoista, jotka eivät ole antaneet suostumustaan henkilötietojensa käsittelylle markkinointia varten. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston käyttöön liittyvien valintojen tallentamiseksi. Sivuston vierailijoista kerätään tilastotietoja ilman tunnistetietojen kuten IP-osoitteiden tallentamista.

3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Markkinointirekisteri

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidystä:

• Nimi
• Osoite
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Henkilön edustama yritys tai järjestö
• Muut rekisteröidyn itsestään antamat tiedot (mielenkiinnon kohteet)
• Uutiskirjeen tilaukseen liittyvät tiedot (maa, suostumus, tilauksen peruutus)
• Asiakassuhteen alkamispäivä
• Asiointikieli
• Syntymäaika/ikä
• Sukupuoli
• IP-osoitteet ja laitetyypit
• Markkinointiluvat ja muut suostumukset
• Sähköiseen markkinointiin liittyvät tiedot kuten toiminta verkkosivuilla ja sähköpostiviesteissä
• Tiedot tapahtumiin ilmoittautumisista, kilpailuihin osallistumisesta, ostoista, palautteista ja muista asiakassuhteeseen liittyvistä asioista
• Muut asiakkaan toimittamat tiedot

Verkkosivuston vierailijat

IP-osoitteet, vierailujen ajankohdat, välttämättömät evästeet sekä kävijäseurantatiedot.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Markkinointirekisteri

Henkilötietoja voidaan kerätä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä (esim. messut, myyntitapahtumat), wildtaiga.fi -sivuston kautta (yhteydenottolomakkeet, uutiskirjeen tilauslomake) tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Wildtaiga.fi -sivuston tuotekorttien yhteydenottolomakkeilla kysyttyjä yhteystietoja käytetään vain yhteydenottoihin vastaamiseen, ellei erillistä markkinointilupaa ole saatu rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös Wild Taiga -yritysten tai muiden Idän Taigan yhteistyökumppaneiden rekistereistä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten kaupparekisteristä tai yritysten tai järjestöjen www-sivustoilta.

Verkkosivuston vierailijat

Tiedot kerätään automaattisesti wildtaiga.fi-verkkosivustolla vierailujen yhteydessä.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Markkinointirekisteri

Tietoja voidaan luovuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti toimivien Wild Taiga -yritysten markkinointikäyttöön.

Luettelon Wild Taiga -yrityksistä löydät täältä.

Wild Taigan sähköisten uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen sekä muuhun automatisoituun markkinointiin käytetään Custobar Oy:n palveluja. Rekisteröityjen tietoja voidaan käsitellä Custobarin ja sen alakäsittelijöiden hallinnoimilla palvelimilla. Custobar käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja vain Idän Taiga ry:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti ja sen lukuun. Lisätietoa Custobarin tekemästä henkilötietojen käsittelystä löydät täältä.

Tietoja voidaan siirtää säilytettäväksi Googlen pilvipalveluihin sekä Googlen ja Facebookin markkinointialustoille, jotka ovat yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisia (ks. kohta 8).

Markkinointirekisteri ja verkkosivuston vierailijat

Verkkosivuston vierailijoiden tietoja voidaan käsitellä wildtaiga.fi-sivuston palvelimen ylläpidosta vastaavan Telia Inmics-Nebulan toimesta.

6. Käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kun rekisteröidyltä saatu suostumus on voimassa tai siihen asti, kun rekisteröity kieltää tietojensa käsittelyn. Jokaisessa lähettämässämme markkinointiviestissä on linkki, jonka kautta voi kieltää sähköisten markkinointiviestien lähetyksen. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Yksittäisiä tapahtumakutsuja tai vastaavia varten kerättyjä tietoja ei käsitellä enää tapahtuman jälkeen.

7. Henkilötietojen käsittelijät

Seuraavat yritykset voivat käsitellä markkinointirekisterin henkilötietoja Idän Taiga ry:n kanssa tehdyn sopimuksen perusteella ja sen lukuun:

• Telia Inmics-Nebula, verkkosivuston ja sähköpostien ylläpito
• Google, pilvipalvelut ja sähköinen markkinointi
• Facebook, sähköinen markkinointi
• Custobar Oy, uutiskirjeet, tiedotteet ja automatisoitu markkinointi
• Tilitoimisto FaktaCount Oy, kirjanpito

8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Markkinointirekisteri

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle Idän Taiga ry:n ja sen käyttämien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta.

Tietojen siirto voidaan toteuttaa lainmukaisesti, kun Euroopan komissio on päättänyt, että siirron kohdemaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso (tietosuoja-asetuksen 45 artikla).

Lisäksi tietoja voidaan siirtää rekisteröidyn antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella henkilötietojen käsittelijöiden ja niiden alakäsittelijöiden toimintamaihin kuten Yhdysvaltoihin.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Markkinointirekisteri

Tietoja voidaan käyttää automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin sähköisessä markkinoinnissa silloin, kun käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröity voi esimerkiksi saada hänestä kerättäviin tietoihin perustuvia markkinointiviestejä sekä nähdä verkkopalveluissa hänelle personoituja mainoksia.

Verkkosivuston vierailijat

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietokoneet ja mobiililaitteet on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin sekä asianmukaisilla virustentorjuntaohjelmilla. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti, kun käsittelylle ei ole enää tarvetta.

11. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivusto lähettää selaimelle ja jotka tallentuvat käyttäjän laitteelle. Evästeitä käyttämällä mm. parannetaan sivuston käyttäjäystävällisyyttä ja tehokkuutta. Pyydämme suostumuksesi ei-välttämättömien evästeiden käytölle.

Mikäli annat suostumuksen ei-välttämättömille evästeille, sivustomme käyttää evästeitä kävijäseurantaan ja markkinointitiedon keräämistä varten. Evästeiden avulla selvitämme mm. kuinka paljon sivustolla on kävijöitä, mitä kautta kävijät ohjautuvat sivustolle ja miten he toimivat sivustolla. Tietoja voidaan hyödyntää markkinoinnissamme. Kolmansien osapuolten kuten Facebookin ja Googlen evästeet voivat mahdollistaa tietojen keruun myös ulkopuolisille tahoille.

Mikäli et anna suostumusta ei-välttämättömille evästeille, keräämme vain anonyymeja tietoja sivuston vierailijoista. Näiden tietojen avulla voimme seurata sivuston käyttäjien mielenkiinnon kohteita ja kehittää sivustoamme.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info(at)wildtaiga.com. Vastaamme pyyntöihin yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Rekisteröity voi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin ja miten niitä käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Suostumuksen peruuttaminen ja suoramarkkinointikielto: Suostumuksen ollessa ainoa tietojen käsittelyn peruste, rekisteröity voi milloin tahansa perua antamansa suostumuksen. Tavallisesti käsittelemme markkinointirekisterissä olevien tietoja kolmen neljän suostumuksen perusteella: 1) henkilötietojen käsittely markkinointirekisterissä, 2) ei-välttämättömien ja kolmansien osapuolten evästeiden käyttö, 3) henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle sekä 4) henkilötietojen käyttö automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin markkinoinnissa. Rekisteröity voi myös milloin tahansa kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista, jos niiden käsittely ei ole tarpeen. Pyyntö käsitellään, minkä jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman laillista perustetta: Käsittelemme henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin sähköisessä markkinoinnissamme ainoastaan rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella. Rekisteröity voi milloin tahansa perua antamansa suostumuksen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Kiistanalaisten tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että tietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät täältä.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa, joten suosittelemme tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti. Seloste on päivitetty viimeksi 28.10.2021.